Особа, яка виявила бажання взяти участь у конкурсі, подає особисто, надсилає поштою або, на зазначену в оголошенні адресу, електронною поштою такі документи:
  1) письмова заява на ім’я керівника про участь у конкурсі;
  2) копія документа, що посвідчує особу;
  3) особова картка (анкета) встановленого зразка;
  4) автобіографія;
  5) копія трудової книжки (за наявності);
  6) копії документів про вищу освіту, підвищення кваліфікації, присудження наукового ступеня, присвоєння вченого звання, військового квитка (для військовослужбовців або військовозобов’язаних);
  7) перелік наукових праць опублікованих у вітчизняних та/або іноземних (міжнародних) рецензованих фахових виданнях;
  8) письмову згоду на обробку персональних даних.
Кандидати, що працюють у науковій установі НАН України, у складі яких є науковий підрозділ, де оголошено конкурс, подають лише заяву про участь у конкурсі.
   У разі подання документів на зазначену в оголошенні адресу електронної пошти такі документи подаються у сканованому вигляді (формат PDF, кожен документ окремим файлом).
   Кандидати, які виявили бажання взяти участь у конкурсі, можуть подавати додаткову інформацію про освіту, досвід роботи, професійний рівень і репутацію (характеристики, рекомендації, копії наукових публікацій, реферати тощо), а також своє бачення розвитку досліджень і розробок на посаді.
   У разі надсилання кандидатом документів поштою датою подання документів вважається дата, зазначена на поштовому штемпелі.
  Документи, які подані або надіслані поштою кандидатом після закінчення встановленого строку їх подання, залишаються без розгляду та кандидатові не повертаються.
    До участі у конкурсі допускаються особи, які відповідають таким вимогам:
  1) учасник конкурсу повинен мати:
вищу освіту з відповідного наукового напряму не нижче другого (магістерського) рівня та залежно від наукової посади мати науковий ступінь відповідного наукового напряму;
результати наукової діяльності, кількість і якість яких відповідає рівню вакантної наукової посади та особливостям відповідного наукового напряму;
  2) на заміщення вакантної наукової посади може претендувати:
завідувача відділу – доктор наук або доктор філософії (кандидат наук);
завідувача лабораторії у складі наукового структурного підрозділу – доктор філософії (кандидат наук);
провідного наукового співробітника – доктор наук або доктор філософії (кандидат наук);
старшого наукового співробітника – доктор наук або доктор філософії (кандидат наук);
наукового співробітника – доктор філософії (кандидат наук) або особа, що має вищу освіту другого (магістерського) рівня;
молодшого наукового співробітника – доктор філософії (кандидат наук) або особа, що має вищу освіту другого (магістерського) рівня.
   Строк подання заяв та документів для участі в конкурсі – 30 календарних днів від дня опублікування оголошення.